Web会議の失敗あるある5選【テレワーク会議のやり方】

テレワーク

わがままもりこはイライラしていた。

初めてのWeb会議が決まったものの、どうしたら良いか分からない様子。

もりこ
もりこ

今からWeb会議なんだけど、どうしたらいいの?

ぽこら
ぽこら

どうしたらいいってどういうこと?

もりこ
もりこ

勿体ぶらなくていいから教えなさいよ!

ぽこら
ぽこら

はいっ

初めてのWeb会議がしたい

普通の会議であれば、時間の数分前くあらいに会議室に行き、皆が揃ったところで対面で会話を始めます。

会議中の失敗あるあるといえば例えばこんなことがあります。

  • 会議室の予約を取り忘れた or 時間を間違った
  • 会議に遅刻してしまった
  • プロジェクターとの接続が上手くいかなく会議が進まなかった

それでは、Web会議はどのような所に気を付けなければいけないのでしょうか?

失敗あるあるその1: 会議室リンクの貼り忘れ

会議依頼の方法は様々です。

カレンダーですとOutlook、Google Calendar等がありますし、Web会議システムですとZoom、Teams、WebEX等があります。

中には会議依頼と同時に自動的に会議リンクが自動生成される場合もありますが、会社が違ったりしますとリンクを手動で送ってあげないといけないケースもあったりします。

ですので、会議時間になって「会議ってどこから入ればいいの?」という問い合わせが起きたりすることもありますので注意が必要です。

失敗あるあるその2: 音声が動作しない

Web会議室に入れた!

でも相手の声が聞こえないし自分の声も聞こえていないみたい…

Web会議ではスピーカーやヘッドホン・イヤホン、マイク等といった音声機器が必要となります。

特に、マイクは普段使用しない人は多いので特に使い方でハマることが多いと思います。

もりこ
もりこ

Web会議室に入る前に使えるか事前に確認する方法ってないの?

ぽこら
ぽこら

Web会議によっては、音声テストができる機能があるからそれを試せば?

例えば、Zoomではテストミーティング機能、Skypeですとエコーテスト機能を使って事前にマイクとスピーカーの動作を確認することができます。

初めての方や、機材を変更した人はまずこの機能を使ってテストしておくとスムーズに会議が開始できます。

失敗あるあるその3: マイクがハウリング(エコー)する

もりこ
もりこ

なんか相手の声が二重に聞こえてくるんだけど!

ぽこら
ぽこら

それ、ハウリングしてるんじゃない?

ハウリングとは、音声が二重に聞こえてきて、「キーン」とか「ボーン」といった音を発する現象です。

ハウリングが起こる原因は、マイクに入っていく音声がスピーカーから聞こえてくることで、また同じ音声がマイクに入っていくことが繰り返されることが原因です。

ハウリングが発生するイメージ

ハウリングを起こさない対策としては、以下がありますのでお試しください。

  • スピーカーとマイクとの距離を広くする
  • スピーカーの音量を下げる
  • マイクのボリュームを下げる

失敗あるあるその4: 周囲の音が聞こえる

もりこ
もりこ

ぶつぶつ…(会議中)

ぽこら
ぽこら

ねぇねぇ

もりこ
もりこ

うるさい!

Web会議中の音声というのは、相手にどのように伝わっているのかを常に気を付ける必要があります。

よく聞こえる周囲の声はこんなことがあります。

  • 子供の声
  • 調理中の食器がこすれる音(特に夕方や昼食前)
  • キーボードの打鍵音
  • 来客時のチャイム(宅配便が殆ど)

特にキーボードの打鍵音は相手が喋っている間に聞こえると、聞いている側にとっては声が聞き取りずらくなり、話している側にとっては話を遮られているように感じることがありますので要注意です。

対策としては、PC内蔵のマイクを使用しないことでキーボードから遠ざけること、打鍵音の小さいキーボードを選ぶこと等があります。

失敗あるあるその5: 通信環境の不具合

以外と盲点なのは、通信環境に関連したトラブルです。

実際に私が体験した失敗は以下のようなことがありました。

  • カフェやレストランのWifiは一定時間経過すると強制的に切断される
  • ポケットWifiのパケット容量を使い切り残量が無くなる(パケ死)
  • 家の無線ルーターやインターネットモデムの電源を切られる
  • ノートPCのバッテリーが無くなる

テレワーク環境において、電源やネットワーク環境は正にインフラであり仕事の生命線となりますので、できる限りの対策が必要となります。

私は実際にこんなことをやっています。

  • ポケットWifiの容量の無駄遣いを控える
  • ノートPCの充電を小まめに行う(少なくとも昼食・就寝前は充電するようにしている)
  • ネットワーク機器の電源は簡単に抜けないように固定する

まとめ

もりこ
もりこ

色々あったけど、慣れてくると対面の会議より効率がいいかも

ぽこら
ぽこら

対面じゃないと難しいと思ってた、画面の共有とか図を描いて説明するということもWeb会議システムでできるから、もはや前の会議と殆ど変わらないよね

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